Em dúvidas sobre por onde começar seu dia de trabalho? Utilize um Quadrante Matrix para saber exatamente o que fazer.
Muitas vezes, ficamos empacados com dúvidas como: "Por onde começar meu dia de trabalho?" Isso é normal, temos muita coisa para fazer. Mas o problema é que concentramos e focamos em coisas que não são tão importantes ou poderiam ser delegadas para outras pessoas.
Existe uma ferramenta muito simples para ajudar com esse problema: o Quadrante Matrix. Ela ajudará a colocarmos nossas tarefas em seus devidos lugares. Ela se baseia em 4 quadrantes: o primeiro quadrante é o quadrante das urgências; o segundo, das coisas importantes; o terceiro é o quadrante das urgências não importantes; e o último, o quarto quadrante, é o das coisas sem importância.
Para utilizá-lo, basta olhar para sua lista de tarefa e ver onde se enquadra cada tarefa. Partindo disso, vai saber onde e quando começar a trabalhar. Por exemplo: Vamos imaginar que em sua lista de tarefas contenha a tarefa "instalar antivírus". Digamos que decida que essa é uma tarefa que pertence ao quadrante 1 , então, como se trata de uma urgência você toma uma medida imediata para resolve-la, no caso, instala o antivírus imediatamente. Caso coloque em outro quadrante, tratara de acordo com ele.
Abaixo, como utilizo a técnica:
Quadrante 1: Importante/Urgente
Tento tirar do meu caminho o mais rápido possível. Resolvendo, delegando para alguém experiente. Enfim, tento resolver o quanto antes. Aqui entram só aquelas urgências inesperadas que realmente precisam de um intervenção imediata.
Quadrante 2: Importante
Esse é o quadrante onde tento ficar a maior parte do tempo. Nele, coloco as tarefas que mais me trazem resultados: prevenção, criação, implantação, projetos, etc.
É normal as tarefas desse quadrante estarem fora da sua zona de conforto. É normal, por isso, adiarmos essas tarefas; temos o péssimo hábito de focar só nas urgências. Por isso, fica a dica: quanto mais tempo permanecer nesse quadrante, mas produtivo seu dia será.
Quadrante 3: Urgente/Não Importante
Eis aqui o quadrante da zona de conforto e grande culpado por aquele sentimento de impotência que sentimos quando termina o dia, olhamos para trás e percebemos que não fizemos nada. Nele, ficam aquelas tarefas que aparecem do nada — normalmente acompanhadas de pessoas apressadas. Tarefas que coloco nesse quadrante simplesmente tento delegar, e, se não for possível, deixo para fazer em um bloco de tempo previamente planejado só para a execução desses tipos de tarefas. Reservo 40min pela manhã e 40min a tarde só para tratar esse tipo de tarefa.
Quadrante 4: Não Urgentes/Não Importantes
Navegar na internet, brincar com alguma aplicação, ler algum artigo. Tudo que não é importante. Deixo isso para momentos em que eu esteja numa fila, no ônibus, esperando alguém ou alguma coisa. Momentos que de outra forma, seriam desperdiçados.
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| Um quadrante de alguém muito produtivo |
Usar o Quadrante Matrix para organizar suas tarefas é útil para determinar qual tarefa focar sua energia e tempo. Com ele, seu dia se tornará mais produtivo e nunca mais terminará seu dia cansado e com aquela sensação de que não fez nada. Experimente, não vai se arrepender.
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