Para quem não conhece, a técnica consiste em simplesmente deixar sua caixa de entrada sempre vazia. Toda vez que você abrir seu Email você deve tomar uma ação imediata sobre todas as mensagens que estiverem na caixa de entrada, seguindo essa ordem:
Depois de tudo processado é só dar uma olhada na pasta de “próximas ações” e começar por responder os emails mais importantes. Assim, além de esvaziar sua caixa de entrada você também estará priorizando o que é mais importante do menos importante.
1 - Se não tiver nenhuma importância apague imediatamente.
2 - Se for importante e levar menos de dois minutos para responder faça-o já.
3 - Se levar mais de dois minutos coloque em uma pasta de próxima ação e responda depois.
4 - Se for algo que precise guardar para futuras consultas, arquive ou crie uma pasta chamada referência e mande para lá.
Depois de tudo processado é só dar uma olhada na pasta de “próximas ações” e começar por responder os emails mais importantes. Assim, além de esvaziar sua caixa de entrada você também estará priorizando o que é mais importante do menos importante.
Manter sua caixa de Email vazia vai deixar sua mente calma e tranquila para tomar decisões e processar informações com mais foco. Quando abrimos o Email e vemos uma lista imensa de itens lidos e não lidos precisamos sempre filtrar o que faremos agora e ao mesmo tempo lembrar se nada ficou para trás e isso acaba exigindo um esforço mental muito grande e desnecessário. Enfim, nossa mente se perde num turbilhão de coisas até chegar onde realmente desejamos. Por isso, use a técnica do INBOX ZERO para ter mais tranquilidade e ganhar mais tempo para fazer o que realmente importa. ; )
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