QUADRANTE MATRIX - A BÚSSOLA DA SUA PRODUTIVIDADE

Em dúvidas sobre por onde começar seu dia de trabalho? Utilize um  Quadrante Matrix para saber exatamente o que fazer.

Muitas vezes, ficamos empacados com dúvidas como: "Por onde começar meu dia de trabalho?" Isso é normal, temos muita coisa para fazer. Mas o problema é que concentramos e focamos em coisas que não são tão importantes ou poderiam ser delegadas para outras pessoas.

Existe uma ferramenta muito simples para ajudar com esse problema: o Quadrante Matrix. Ela ajudará a colocarmos nossas tarefas em seus devidos lugares. Ela se baseia em 4 quadrantes: o primeiro quadrante é o quadrante das urgências; o segundo, das coisas importantes; o terceiro é o quadrante das urgências não importantes; e o último, o quarto quadrante, é o das coisas sem importância.

Para utilizá-lo, basta olhar para sua lista de tarefa e ver onde se enquadra cada tarefa. Partindo disso, vai saber onde e quando começar a trabalhar. Por exemplo: Vamos imaginar que em sua lista de tarefas contenha a tarefa "instalar antivírus". Digamos que decida que essa é uma tarefa que pertence ao quadrante 1 , então, como se trata de uma urgência você toma uma medida imediata para resolve-la, no caso, instala o antivírus imediatamente. Caso coloque em outro quadrante, tratara de acordo com ele. 

Abaixo, como utilizo a técnica:

Quadrante 1: Importante/Urgente

Tento tirar do meu caminho o mais rápido possível. Resolvendo, delegando para alguém experiente. Enfim, tento resolver o quanto antes. Aqui entram só aquelas urgências inesperadas que realmente precisam de um intervenção imediata.

Quadrante 2: Importante

Esse é o quadrante onde tento ficar a maior parte do tempo. Nele, coloco as tarefas que mais me trazem resultados: prevenção, criação, implantação, projetos, etc.

É normal as tarefas desse quadrante estarem fora da sua zona de conforto. É normal, por isso, adiarmos essas tarefas; temos o péssimo hábito de focar só nas urgências. Por isso, fica a dica: quanto mais tempo permanecer nesse quadrante, mas produtivo seu dia será.

Quadrante 3: Urgente/Não Importante

Eis aqui o quadrante da zona de conforto e grande culpado por aquele sentimento de impotência que sentimos quando termina o dia, olhamos para trás e percebemos que não fizemos nada. Nele, ficam aquelas tarefas que aparecem do nada — normalmente acompanhadas de pessoas apressadas. Tarefas que coloco nesse quadrante simplesmente tento delegar, e, se não for possível, deixo para fazer em um bloco de tempo previamente planejado só para a execução desses tipos de tarefas. Reservo 40min pela manhã e 40min a tarde só para tratar esse tipo de tarefa.

Quadrante 4: Não Urgentes/Não Importantes

Navegar na internet, brincar com alguma aplicação, ler algum artigo. Tudo que não é importante. Deixo isso para momentos em que eu esteja numa fila, no ônibus, esperando alguém ou alguma coisa. Momentos que de outra forma, seriam desperdiçados.

Um quadrante de alguém muito produtivo

Usar o Quadrante Matrix para organizar suas tarefas é útil para determinar qual tarefa focar sua energia e tempo. Com ele, seu dia se tornará mais produtivo e nunca mais terminará seu dia cansado e com aquela sensação de que não fez nada. Experimente, não vai se arrepender.

COMO SABER SE SUA PRODUTIVIDADE É REAL

Como você mede sua produtividade? Qual indicador usa para saber o quanto esta sendo produtivo hoje? Existe uma forma fácil e simples de fazer isso: observando a qualidade e quantidade dos produtos que anda entregando.

DEFININDO "PRODUTO"

O "produto" ao qual me refiro é o que você deve estar buscando alcançar com a tarefa que esteja executando. Por exemplo, quando você está limpando sua sala, o "produto" desta tarefa é a sala limpa. Esse post que estou escrevendo, se tornará um produto somente quando terminado e publicado. Frequentemente, perdemos tempo em tarefas que não tem um "produto" para entregar, ou melhor, um indicador para provar que aquilo foi realmente feito. 

Não confunda "produto" com objetivo. É normal um objetivo ter vários "produtos", como no caso do objetivo de construir uma casa: o primeiro "produto", pode ser o alicerce da casa; o segundo, a cobertura. Enfim, o "produto" é o resultado substancial da meta estabelecida.

PRODUTIVIDADE É MEDIDA PELO PRODUTO QUE VOCÊ ENTREGA

Para medir sua produtividade, basta analisar a qualidade e quantidade de "produtos" que anda entregando. Tente lembrar que tipo de produto você entregou ontem? Você terminou aquele relatório mensal? Você arrumou sua mesa? Você conseguiu fechar aquela venda e já esta com os papeis assinados em mãos? 

Quando você começar a gerenciar os "produtos" que anda entregando, consequentemente, irá descobrir que  algumas tarefas que realiza todos os dias não agregam valor. E também descobrirá que outras são mais importantes e merecem mais atenção. A partir dai, você vai conseguir priorizar melhor as tarefas que precisa concluir. 

Por isso, na próxima vez que for decidir em qual tarefa trabalhar, olhe para o "produto" que ela resultará. Se não houver produto, vai saber que pode não valer a pena. Se houver, será sua chance de ser VERDADEIRAMENTE produtivo.

ERROS GRAMATICAIS, NÃO SE PREOCUPE MAIS COM ELES

Pesquisadores da Universidade de Oregon descobriram que nosso cérebro trabalha de forma automática mesmo quando o assunto se trata de erros gramaticais.

Na pesquisa foram apresentados a participantes várias sentenças com erros e sem erros gramaticais, e antes ou depois foram tocados tons sonoros de três tipos: alto, médio e baixo. Foi solicitado aos participantes que informassem o tipo de tom, enquanto eram apresentados as sentenças; depois era solicitado que informassem se encontrassem algum erro nas sentenças. Os pesquisadores descobriram que, mesmo quando os participante estavam distraídos com atenção focada aos tipos de tons, identificavam os erros nas sentenças a que eram apresentados.

Mesmo que todos saibamos que nosso cérebro opera em muitos momentos no piloto automático, é difícil imaginar que ele faria coisas como análises e ações mais complexas — como identificar erros gramaticais mesmo quando estamos distraídos. Quando praticamos algo, como exercícios de gramática, depois de um tempo, acabamos internalizando esse conhecimento, não sendo mais necessário estar consciente para faze-lo. Por isso a importância da prática no aprendizado. Quanto mais praticamos, melhor aprendemos, e menos energia e atenção gastaremos na sua execução. 

7 MINUTOS QUE PODEM SALVAR UM RELACIONAMENTO

Estudo aponta que escrever sobre os conflitos e expectativas frustradas por 7 minutos pode ajudar a fortalecer seu relacionamento.

Pesquisadores da Universidade Northwestern, em Illinois, descobriram que escrever por no mínimo 7 minutos sobre desavenças, problemas ou discussões com o parceiro sobre a perspectiva de uma terceira pessoa pode ajudar muito a renovar a disposição do casal. No estudo, o psicólogo Eli Finkell acompanhou 120 casais durante dois anos. Foi solicitado a metade deles que, a cada 4 meses, escrevessem resumidamente por no mínimo 7 minutos sobre desavenças e problemas no relacionamento sobre a perspectiva de uma terceira pessoa, neutra sobre a questão. No final do estudo foi revelado que os casais que realizaram o exercício tiveram menos angústias e mágoas com o parceiro que o grupo de controle.

Escrever sobre os problemas é uma forma que ajuda a pensar mais racionalmente, e o fato de fazer isso sobre a perspectiva de uma terceira pessoa faz com que colocamos de lado necessidades pessoais, preconceitos e egocentrismos e passamos a respeitar mais o parceiro. Por isso, a próxima vez que tiver uma daquelas discussões com seu parceiro, experimente escrever sobre isso pelo pelo menos 7 minutos, quem sabe com isso você consiga resolver a desavença e tornar seu relacionamento mais forte e duradouro.

ARMADILHA DO TRABALHO

Você anda muito ocupado? Cuidado! Você pode ter caído na armadilha do "trabalho"

Se você anda muito ocupado e esta com dificuldades para concluir todas as tarefas que se propõe a fazer, é bem provável que esteja fazendo isso para evitar alguma coisa mais importante que esta fora da sua zona de conforto.

De acordo com Joshua Gross do blog Unwieldy, quando nos ocupamos com muito trabalho existe uma grande chance de estarmos nos ocupando para evitar algo importante que precisamos fazer.

Para muitas pessoas, "trabalhar" é estar na zona de conforto, pois é familiar e sempre é mais "produtivo" estar "trabalhando". E, quando aparece a necessidade de fazer algo "diferente" — fora da zona de conforto —, elas dizem: "não posso, estou cheio de trabalho" ou "não posso, estou muito ocupado". Então, o "trabalho" acaba se tornando uma desculpa para não fazer alguma outra coisa que muitas vezes é até mais importante.

A única solução para evitar cair na armadilha do "trabalho" é estar consciente desse fato e ficar atento. Me lembro de uma dica do Tim Ferris no livro The 4-Hour Workweek de sempre se perguntar antes de começar a fazer alguma coisa: "Estou sendo produtivo ou apenas me ocupando?" ou "Estou inventando coisas para fazer só para evitar o que é importante?", respondendo a essas questões vai ajudar-lo a evitar que caia novamente na armadilha.

E você, anda caindo muito na armadilha do trabalho?